GED & SAE, différents mais complémentaires
Même si leur dénomination évoque un thème similaire, il est important de savoir que la GED (Gestion Electronique de Documents) et la SAE (Système d’Archivage Electronique) sont 2 choses différentes.
Comment ces deux solutions sont-elles complémentaires ?
Déjà, qu’est-ce que la GED ?
La GED, gestion électronique de documents, a pour objectif de faciliter la gestion des documents numériques et de les classer.
Son atout majeur est de permettre la modification des documents après les avoir numérisés. Elle autorise également le partage via le cloud et les logiciels installés, mais aussi la gérance des règles de conservation ainsi que l’exportation des documents sous plusieurs versions.
C’est une gestion quotidienne mettant à profit le partage, la modification et la diffusion des documents numérique.
Et le SAE alors ?
Le système d’archivage électronique, quant à lui, se traduit par une plateforme automatisée de conservation de documents.
Cette solution consiste à protéger et conserver des documents officiels en laissant un accès à volonté à ceux-ci.
Plus en détails, elle permet d’entreposer, dans un espace de stockage, des documents en laissant une trappe d’accès aux utilisateurs. Le SAE concerne majoritairement la confiance et la sécurité.
Concrètement, quelle différence ?
On le rappelle, la GED consiste à partager l’info et à la modifier, tandis que le SAE se concentre sur la confidentialité des données.
Plus amplement, voici quelques fonctionnalités démontrant l’utilité de la GED :
- la modification d’un document
- proposition de plusieurs versions du document numérisé (PDF, Word, Excel...)
- destruction d’un document
Maintenant, voici quelques fonctionnalités de le SAE :
- accès à l’organisation et gérance des règles de conservation
- définition d’une structure de classement centralisée par l’administrateur
Vous l’aurez compris, la GED et le SAE se complètent ! Pendant que la GED ne peut que parfois gérer des règles de conservation des documents, le SAE s’en charge automatiquement.
C’est donc pour cela que ces deux solutions sont complémentaires, et donc, à ne pas négliger. Ensemble, elles forment un système de sécurité des données et de partage d’information optimal.
